Depuis le 1er juin, les employeurs du Québec sont devenus responsables de s’assurer que toutes les communications écrites aux employés sont en français. La nouvelle loi décrit les circonstances dans lesquelles l’anglais est une option autorisée.

Le projet de loi 96, qui modifie le Charte de la langue française visant à faire du français la langue prédominante dans les lieux de travail partout au Québec, contient des dispositions de grande portée exigeant l’utilisation du français dans les lieux de travail, les affaires et le commerce, le système judiciaire et l’administration civile. La plupart des nouvelles dispositions applicables au lieu de travail sont entrées en vigueur le 1er juin; d’autres dispositions seront introduites progressivement sur trois ans.

Toutes les exigences ne sont pas entièrement nouvelles, a déclaré Tania Da Silva, avocate au bureau montréalais de DLA Piper; certains se sont simplement resserrés pour empêcher les employeurs de continuer à utiliser des échappatoires pour d’abord fournir des documents en anglais.

Par exemple, la lettre elle obligeait déjà les employeurs à fournir des contrats de travail à leurs employés québécois en français, à moins que les parties ne s’entendent pour conclure un contrat dans une autre langue. Cependant, « de nombreux employeurs ont simplement utilisé leur contrat de travail en anglais qui contenait la ‘clause linguistique’ jusqu’à ce qu’un employé demande une version française, auquel cas ils l’ont traduite », a déclaré Da Silva. « El proyecto de ley 96 dice que primero se debe proporcionar el francés en todos los casos, y luego la versión en otro idioma, generalmente inglés, solo se puede proporcionar si después de haber revisado la versión en francés, el empleado la solicita en el une autre langue ».

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Les exigences du lieu de travail en vertu de la nouvelle loi comprennent :

  • Toutes les communications écrites relatives à l’emploi destinées aux employés, y compris les offres d’emploi, de transfert ou de promotion, les lettres de bonus, les évaluations de performance, les avantages sociaux, les manuels, le matériel de formation et les documents postérieurs à la cessation d’emploi, doivent être mises à disposition sur French.
  • Un salarié ne peut être lié par un contrat de travail dans une langue autre que le français que s’il examine d’abord la version française et déclare ensuite expressément qu’il souhaite être lié par le contrat dans une autre langue. Les contrats de travail négociés individuellement peuvent être rédigés exclusivement dans une langue autre que le français si les parties le souhaitent expressément.
  • De manière générale, il est interdit d’exiger la connaissance d’une langue autre que le français comme condition d’embauche, de promotion ou de mutation, à moins que les fonctions de l’emploi ne l’exigent spécifiquement.
  • Les employeurs du Québec doivent afficher des annonces d’emploi entièrement bilingues (français et anglais) en utilisant le même média de diffusion; par exemple, des sites d’emploi en ligne ou des sites Web d’employeurs. L’annonce française doit atteindre un public cible proportionnellement comparable en taille à la publication anglaise.

Además, la ley amplía las reglas de « francización » existentes bajo la Carta que requieren que las empresas que emplean a 50 o más personas trabajen con la Office québécois de la langue française (OQLF) para llegar a un nivel satisfactorio de francés en el lugar de travail. Si l’OQLF détermine que le français n’est pas répandu à tous les niveaux d’une entreprise, il obligera l’employeur à mettre en place un programme de francisation approuvé. Ces règles s’étendent aux entreprises québécoises employant au moins 25 travailleurs au 1er juin 2025.

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Préoccupations des employeurs liées à la nouvelle loi

« Seulement du point de vue de l’emploi, les problèmes que j’anticipe sont principalement liés à l’augmentation du coût de faire des affaires au Québec à la lumière de l’augmentation des exigences de traduction et de l’abaissement du seuil d’employés pour que les exigences de franchise s’appliquent », a déclaré daSilva. .

Plus précisément, « de nombreux employeurs mondiaux craignent que toutes les communications des employés liées aux conditions de travail, comme un bulletin d’information d’entreprise, une lettre du PDG ou un code de conduite, devront être traduites en français », a déclaré Robert Boyd, avocat. pour Caïn Lamarre. à Montreal.

Arianne Bouchard, avocate chez Dentons à Montréal, a déclaré que de nombreux employeurs craignent que les nouvelles exigences en matière de traduction ne représentent un fardeau financier et commercial. Par exemple, un courriel d’affaires urgent envoyé aux employés au Canada et aux États-Unis travaillant sur un projet commun devra être traduit, ce qui pourrait ralentir le projet et rendre la communication difficile pour l’équipe.

Une autre préoccupation des employeurs est que la nécessité de justifier la connaissance d’une langue autre que le français comme exigence d’emploi pour un nouveau poste nécessitera une analyse plus complète de l’ensemble de l’équipe de travail, a déclaré Bouchard. Si la capacité bilingue existe déjà chez certains membres de l’équipe, on pourrait faire valoir qu’il n’y a aucune raison d’exiger qu’un nouvel employé soit bilingue.

Recommandations pour les employeurs

Da Silva a suggéré que les employeurs fassent traduire les contrats de travail en français dès que possible. Si certains employés préfèrent recevoir d’autres communications en anglais, les employeurs doivent confirmer cette préférence par écrit et en conserver une trace. Un salarié peut retirer cette demande à tout moment, ce qui oblige désormais l’employeur à rédiger les communications en français.

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Il est également important de rappeler, a-t-il dit, que « même si les employés demandent à recevoir des communications en anglais, les formulaires de demande d’emploi, les documents liés aux conditions d’emploi et les documents de formation produits pour les employés au Québec doivent toujours être disponibles en français ».

Bouchard a recommandé aux employeurs de prendre les mesures suivantes pour se préparer aux exigences de la nouvelle loi :

  • Revoir la loi et la Charte de la langue française modifiée dès sa publication.
  • Travaillez avec les équipes des ressources humaines, des communications internes et de la direction pour évaluer tous les documents du lieu de travail afin de déterminer ce qui doit être traduit.
  • Même si les employeurs estiment qu’ils ne peuvent pas remplir toutes leurs obligations en même temps, ils doivent agir immédiatement pour comprendre l’étendue de leurs obligations, notamment en rencontrant un conseiller juridique.

En prévision de la date limite de conformité du 1er juin 2023 pour la traduction de tous les documents des employés en français, Boyd a suggéré que les employeurs nomment un gestionnaire responsable de la mise en œuvre des changements requis, du respect des exigences liées aux offres d’emploi en français et de l’évaluation du besoin d’anglais. -parlant Embauche.

Rosemarie Lally, JD, est une rédactrice juridique indépendante basée à Washington, DC